Własny biznes cz.2

Lekcja 2 - Tworzenie systemów dla małego biznesu

W 1994 r. Suzi i jej partner założyli w Australii biznes organizujący seminaria mające na celu dokonanie transformacji wśród ludzi biznesu. Przez te wszystkie lata jej wielomilionowy biznes pomógł tysiącom
ludzi, mieszkającym w różnych krajach świata, w przejęciu kontroli nad swoim życiem. W 2001 r. Suzi była finalistką konkursu Telstra Businesswomen's Award, a w 2003 r. konkursu Young Entrepreneur of the Year Award firmy Ernst & Young. Jest ona również współzałożycielką szkoleń Rich Dad's Seminars w Phoenix.


Jeśli w swoim biznesie sam odpowiadasz na emaile, odbierasz telefony, załatwiasz reklamacje, dostarczasz różnego rodzaju usługi swoim klientom - możliwe, że niszczysz szanse na rozwój tego biznesu.

Znajomy powiedział mi kiedyś: Jeśli musisz coś zrobić więcej niż raz, stwórz system. Miał on na myśli to, że każde działanie w biznesie, które jest powtarzane, może być usystematyzowane, aby każdy mógł je wykonać.

Skup się na rozwoju biznesu

Jeżeli planujesz rozwój swojego biznesu, dojdziesz do momentu, kiedy to ustne przekazywanie procedur działania, będącego powtarzalną czynnością, tak Cię zwiąże, że nie będziesz mógł się skupić na rozwijaniu biznesu.

Użyjmy przykładu, który łatwo wdrożyć. Przeanalizuj proces odbierania telefonów w Twojej firmie. Jak one są odbierane? Czy możliwe jest ustalenie zawsze takiego samego powitania, bez względu na to, kto odpowiada? Czy Twoi klienci wiedzą, czego mogą oczekiwać, gdy dzwonią do Twojej firmy?

W ciągu 10 lat działania naszej firmy mieliśmy ponad 10 sekretarek. Za każdym razem, gdy nowa osoba zaczynała pracę, ja byłam w pozycji tej, która kolejny raz wszystko objaśniała, jak odbierać telefony itp. Wreszcie dotarło do mnie jakim marnowaniem czasu była dla mnie ta czynność. Rozwiązaniem było opisanie procedury postępowania.

Opis ten zawierał:
 - co mówić, gdy odbieramy telefon
 - jak notować informację, którą trzeba przekazać
 - jak zakwalifikować daną rozmowę.
Teraz, gdy ktoś jest na urlopie lub na chorobowym, każdy może zastąpić tę osobę, profesjonalnie obsługując odbiór telefonów, z tym samym oczekiwanym efektem, dzięki zastosowaniu systemu.

Proste kroki

Jak rozpocząć systematyzowanie swojego biznesu? Zacznij od dwóch prostych kroków:

Stwórz system

Wyobraź sobie, że Twój biznes mógłby egzystować bez Twojego codziennego udziału. Czy kiedyś dojrzejesz do takiego stanu, czy nie, nie jest to tak istotne. Ważne jest to, że stworzysz systemy, które Cię uwolnią od codziennego mozołu wykonywania wszystkiego samemu oraz nieefektywnego działania innych, bo w nieskończoność muszą na nowo tworzyć coś, co już dawno stworzono.

Warto nadmienić, że dopiero wtedy będziesz wiedział czy system, który stworzyłeś działa, gdy będzie on funkcjonował bez Ciebie.

Wdrożenie systemu

Wdrażanie nowych systemów wymaga sporządzenia instrukcji i systemu, aby ludzie mogli się tego nauczyć. Oznacza to zwrócenie uwagi na to, co przynosi efekty, a co nie. Metoda prób i błędów jest częścią tego,
co może być pomocne w doskonaleniu systemu.

W miarę upływu czasu i rozwoju Twojego biznesu będziesz potrzebował nowych systemów. Dzisiaj możesz zacząć od określenia jednego systemu i rozpoczęcia prac nad nim. W tym celu zadaj sobie pytanie: Czy
potrzebuję systemu w takich działaniach, jak:
 - pisanie listów
 - otwieranie i zamykanie biura
 - robienia zakupów
 - zatrudnianie personelu.

Pamiętaj, że system, który stworzysz, nieważne jak mały lub duży, pozwoli Ci uwolnić się, abyś mógł się zająć ważnymi zadaniami, które pozwolą Ci rozwinąć Twój biznes.

Suzi Dafnis

cz.3 Zdobywanie klientów